こんにちは、このはです。
私は食品会社の総務部で働いていた経験があります。
その際に、1000人規模のイベント運営・司会を２回程度経験しました。
今回は、その経験をお話しします。
今回の記事はこんな人向けです↓
・イベントを運営する予定だけど何から手を付ければ良いかわからない。
・司会を務める予定。何に注意すれば良い？
まずは、イベントの準備をするスタートからゴールまでの流れ（運営）をお伝えします↓
初めてのイベント運営であれば、こちらを参考にしてスケジュールを書きだしてみましょう！
| 5か月前 | 過去、実施したイベントを参考にする |
| 📝TODOリスト：スケジュールの作成 | |
| 4か月前 | ☎施設の仮予約（空き状況の確認） |
| 📝会社への提案・確認・承認 | |
| 3か月前 | 📧全社への案内（日程のみ案内） |
| 📝関係スタッフ：運営内容の確認 | |
| 挨拶をする役員への挨拶 | |
| ゲストを呼ぶ場合、依頼をする | |
| パンフレットに掲載する人へ声かけ | |
| 🐾施設の設備確認（現場1回目） | |
| 2カ月前 | 📝担当を割り振る |
| パンフレットの写真撮影 | |
| 原稿の作成 | |
| 買い物 | |
| 当日必要なものをリストアップ | |
| 1カ月前 | 📧全社への連絡（来場方法・時間・席のリスト） |
| 🐾現場への再度確認（原稿の読み合わせ・照明等の打ち合わせ・借りれるものを最終確認） | |
| 役職名・役職の二重チェック | |
| パンフレットの校了→印刷開始 | |
| 当日の車の手配（運営用） | |
| ゲストの車の手配 | |
| 役員の車の手配 | |
| １週間前 | 📝全体の最終確認（当日・前々日の搬入の確認） |
| ゲスト・役員の対応をする人を別に確保 | |
| 挨拶をする役員への声かけ（何分程度をスピーチを依頼するか） | |
| 📝資料の最終確認 | |
| 📧全社へのリマインドメールの発信 | |
| ３日前 | 📧リマインドメールの発信 |
| 問い合わせへの対応 | |
| 前々日 | 搬入 |
| 設備・映像投入の確認 | |
| 前日 | リハーサル |
| 当日 | 開始２時間前には準備開始 |
「段取り８割」という言葉を知っていますか？
段取り次第で、その仕事の８割は決まったようなもの。ということです。
簡単にいうと、最初から最後までざっくりイメージしましょ！ということ。
そのうえで、どこで問題が発生しそうか。を前もって予想するのが大切ですよ。ということですね。
さて、ひとつひとつ押さえるべきポイントを確認していきましょう！
過去に実施したイベントを参考にする
実績があるイベントをまずは真似しましょう。
「確実に実施できる内容」をまずは土台として作るのです。
自分の色（カラー）を出すのはそれからです。
スケジュールの作成
ここで一度、全体の流れを理解します。
✔当日のイベントを運営するためには、いつ社内会議を通せばよいのか？
✔社内会議を通すために、必要な情報（企画書・施設の空き状況）はなにか？
日付からさかのぼってざっくりと流れを作ります。
施設の仮予約（空き状況の確認）
社内提案をする前に施設の仮予約をします。
もちろん上司に確認をしてください。
７割以上の確率でこの企画は社内で通るなと判断できたら、施設を仮予約します。
無事提案してから、施設が取れませんでした。では話になりませんからね。
搬入・撤去スケジュールも考えて仮予約をします。
会社への提案・確認・承認
社内承認を取ります。
毎年恒例のイベントであれば役員同士の意見が割れることはないですが、新しい企画の提案等は意見が割れることがあります。
対立した意見がでたときのポイントは２つ
✔根回しをしておくこと
✔対立した意見 どちらのフォローもできる資料をもっておく
【１つ目】
例：反対意見をだしそうな役員には前もって「この企画なんですけど、事前に気を付けることありますか？〇〇さんの経験を伺ってみたくて…。」と反対意見を言う前に、不安要素をつぶしておくのもひとつです。
役員の方って頼られていると感じると嬉しいようで、たくさん話してくれます。
会議で「〇〇さんにアドバイスもらいました。」なんて一言添えるとニコニコされる人もいますね。
【２つめ】
会議中に反対意見がでた場合を想定して事前準備をしておく。
「おっしゃる通り、私もその点が不安に感じました。そのため、調べたところ〇〇というやり方もあるようです。場合によっては変更も可能です。」
その場で、代替案も言えたらよりスムーズですよね。
想定できることは事前に準備しておきましょう！
全社への案内（日程のみ案内）
スケジュールの大枠が決まったら全社（イベント出席者）へ案内をします。
毎年行っているイベントであれば「今年はやるのかなぁ」と考えだし始めるのがだいたい３か月前くらいです。
「やりますよ」ということだけでも伝えておくと、相手もスケジュールが組みやすいですよね。
運営の確認
イベント運営に関わる人を集めて、今後の流れを共有します。
今後どんな仕事を振ることになるのか・どの日程で忙しくなるのか
これらを伝えることでそれぞれが業務スケジュールを組みやすくなります。
関係部署・人へ挨拶をする
当日の挨拶をお願いする役員への声かけ
「挨拶をして頂きたいのですが、お願いできますでしょうか」という旨を伝えます。
OKをもらえたら、今後のスケジュールも軽く伝えましょう。
「正式な挨拶時間は〇日前（約2週間）までにお伝えします。
現段階では10分程度の挨拶をお願いすることになるかと思います。」
こんな感じで、相手が不安に感じそうな点を先に伝えておくことがポイントです。
ゲストを呼ぶ場合、依頼をする
ゲストをお呼びする際には、事前の挨拶が必要です。
イベントの講演を引き付けてくれたことの御礼をまずは伝えましょう。
その次に、どんな話をするか。を詰めていきます。
ゲストを決める段階で、そのゲストに求める講演の内容な決まっているはずです。
あとは講演の所要時間を伝えたり、社員の雰囲気・会社として求めていることも伝えると先方も話し方を工夫できたりするので良いと思います。
ゲストの方が、「２つの講演内容ができます。どちらの話が良いですか？」と聞いてくれることもあります。
パンフレットに掲載する人へ声かけ
パンフレットを作成する場合には、対象者へ声かけをしましょう。
特に、社長など役員の方には写真のほかにコメントを依頼する場合もあります。
例
✔９月頃に、コメントとお写真をお願いすることになりますので、よろしくお願いします。
✔8月中旬頃には正式に依頼をさせて頂きます。
このように伝えると良いと思います。
施設の設備確認（現場1回目）
現場の確認をしましょう。
ホールは大と中と小。どれが良いのか、予約した内容で問題ないのか。
現場を見て再度確認します。
当日の流れをイメージしながら確認します。
✔交通手段
✔入り口の導線
✔使える設備
✔ゲストの楽屋
✔資料を投影できるか
施設の人に、「無料で借りれる設備」と「有料で貸し出してもらえる設備」を確認しておきましょう。
この時点で、実際にかかる費用の大枠がほぼ確定します。
買いに行く必要があるものをリストアップしておきましょう。
担当を割り振る
運営メンバーに業務の割り振りをします。
✔原稿の作成
✔買い物
✔搬入機材
✔パンフレットの作成
（写真撮影・コメント校正）
また、チェックリストを作っておくとメンバーの管理ができて便利です。
何日までにこれをやる。をざっくり記入しておくのもおすすめ！
クラウドに資料を置き、完了したところに「✔」してもらえれば、メンバーの動きがわかりやすくなります。
フォローもしやすくなります。
全社への連絡（来場方法・時間・席のリスト）
１カ月を切りました。
1000人規模のイベントとなると、いろいろな人がいるものでこのころには詳細を聞きたいと問い合わせが増えてきます。
全社に連絡をしましょう。
✔時間（開場／開始時間～終了予定時間）
✔当日の流れ（講演内容の説明）
✔来場方法
席指定のイベントであれば、席の案内もしましょう。
現場との打ち合わせ
原稿も８割程度出来上がってきているはずです。
施設の方と打ち合わせに入ります。
✔施設の予約は問題なくできているか
（搬入・撤去する日程も予約できているか）
✔当日借りる設備の最終確認
✔原稿の読み合わせ
・ブザーを鳴らすタイミング
・幕を開けるタイミング
・照明の色
裏で待機するために使用する「パイプ椅子が有料」という施設もあります。
「搬入のタイミングでは借りないもの」を意識すると金額を抑えることができます。
役職名・名前の二重チェック
原稿・投影する資料・パンフレット、２重確認を実施します。
確認をする人が多ければ多いほど良いです。
✔名前（漢字・原稿のフリガナ）
✔役職名
✔部署名
パンフレットの印刷
当日使用するパンフレットを完成させ、印刷をしましょう。
印刷物は、急げば２週間程度で校了（完了）→印刷ができる業者もありますが、ばたばたするので慣れていない限りはおすすめしません。
パンフレットを校了（完了）する前には、社長・役員など御礼をかねて声を掛けるのがおすすめです。
理由は、この写真差し替えてほしい。と後々言われないようにするためです。
✔「このようなパンフレットになります。」
✔「ご協力ありがとうございました」
御礼を言いつつ、これで良いですよね？という確認をしていきます。
当日の車の手配
✔搬入・運営メンバーの移動車
✔ゲストの車
✔役員の車
ゲストは何時ごろの電車で来るのか把握します。
誰が対応するかを決めます。
この場合、対応する人は管理職が望ましいです。
✔駅で迎える場合
✔タクシーで現地まで来てもらう場合
それぞれを想定します。
また車で来る場合は、駐車場を押さえておきます。
入り口に近い場所を、「社長・役員・ゲスト用」にしておきます。
ほかの社員が停めないよう、ポールなどで注意喚起をするのがおすすめです。
全体の最終確認
さあ、最終段階に入ってきましたよ！
✔前々日の搬入の確認
✔当日の流れと対応場所の確認
✔撤去の流れ
これらを今一度共有します。
特に、当日の対応・業務振り分けは非常に大事です。
受付（入口）担当の人や、役員の案内係、ゲストの対応者、ビデオ撮影対応者など割り振っていきます。
この時のポイントは、フリーで動ける人を少なくとも３名は設けておくこと。
イベント運営者と管理職をフリーにするのが望ましいです。
理由は、流れを理解している人と、全役職者にトラブル対応できる管理職だから全体に対応できるから。
搬入・撤去も大事ですが、こちらはなんとかなります。
ただし、撤去に関しては「現場で動けて指示もできる人をひとり確保」しておくことが理想です。
理由は、イベント終了時は「挨拶周り」と「撤去」が同時に進行することが多く支持をすることが不可能だからです。
撤去を中心となって動けるメンバーを確保しておくことがポイントです。
挨拶をする役員への声かけ
何分程度の挨拶をお願いするか、改めてお伝えします。
なにか疑問点はないかなどを声かけします。
「正式に１０分程度の挨拶をお願いします。」
「当日は、スタートする10分前には裏に待機をお願いします」
「なにか事前に準備しておくものはありますか？
（カンペや資料：手元に置いておくものはありますか？）」
資料の最終確認
運営メンバーと担当部署の管理職も含め、最終の確認を行います。
当日、機材トラブルが発生することを想定して、いくつか準備をしておきます。
✔データはパソコンのデスクトップに落としておく
✔パソコンは２台持っていく
✔当日のスケジュール資料は10部程度印刷しておく
（質問されたら渡す用）
全社へのリマインドメールの発信
日程が近くなったので、以前流したメールを再度案内します。
ここで記入を忘れないように注意するのが、当日の問い合わせ先・緊急連絡先を載せておくことです。
搬入
重い機材が多くなります。怪我をしないようにしてくださいね
✔設備・映像投入の確認
搬入が終わったら問題なく作動するか動作確認もお忘れなく
ー役員の椅子の並べ方ー
中央部分が偉い人になるように並べること！
登壇する人が多い場合は、椅子の部分に名前を貼っておくと良いです。
リハーサル
最初から最後まで通してリハーサルを行います。
確認するポイント
✔場面を切り替える際の、設備の撤去方法
（マイク・椅子・スピーチ台の撤去はだれがするか・どのようにするか）
✔マイクの音・音量
✔資料を投影するタイミングと消すタイミング
✔話すスピードと、所要時間の確認
当日
開始２時間前には準備を開始、１時間前には終わっている状態にしましょう。
来場者は早い人で１時間前には来ています。
入り口が混み始めた場合、15分程度繰り上げて開場することも頭に入れておきましょう。
あとは、スタートを切るだけです。
ばたばたしないようにしてくださいね。
司会
マイクを持つ前に口のウォーミングアップをします。
「あいうえお・かきくけこ・さしすせそーーー」
とにかく口を動かしておきましょう。
発声も忘れずにしましょう。
身体全体を体操やストレッチをしておくと、声が出しやすくなります。
水もあると良いと思います。
いざスタート！
と、その前に
司会で表にでる前に、余裕があれば裏で待機している人たちに一声かけましょう。
「では、開始します。よろしくお願いします。」
司会のポイント
✔話し始める前に、一息「ふぅ」
✔声の高さは、ファ～♪
（ドレミファソ～♪のファの高さが心地よいとされています。）
✔しゃべり始めはゆっくりでOK
✔斜め上を見ましょう
（ライトがあたっています）
どこを読んでいるかわからなくなります。
ペンで読みおわった部分を消す。
もしくは、どこを読んでいるか指で押さえておくのがおすすめです
３分程度司会をしているとだんだん感覚がわかってくると思います。
不思議なもので慣れてくると、周りが見え始めます。
そして、イベントあるあるですが、進行が後ろにずれ始めます。
状況に応じて、話すスピードを速くしたり、登壇する人がいる場合などは声かけでフォローしていきましょう。
「次に呼ばれる方は舞台下でお待ちください。」
「着席される前に次の方のお名前をお呼びします。ご了承ください。」
場合によっては着席を待たずに次の人を呼ぶなど時間を削っていくなど臨機応変に対応をしていきます。
終了
お疲れ様でした！
イベントが無事に終わりましたね。
ですが、油断はできません。
社長・役員・ゲストへの御礼の挨拶を忘れないようにしてください。
撤去
撤去の担当者を事前に決めておくことをおすすめします。
イベント終了後、運営担当者と管理職は、社長・役員・ゲストの挨拶対応に追われます。
指示をしなくても動ける人を事前に確保しておきましょう。
施設の人への御礼
撤去も完了しあとは帰るだけ。
最後に、施設の方へ御礼の挨拶をすることを忘れないでください。
これでイベントの運営と司会は完了です！
いかがでしたか？
私自身、２回ほど1000人規模のイベントを実施していますが、「段取り８割」
まさにこの言葉の通りだと思います。
当日のトラブルも事前に想定できていれば、余裕をもって対応ができますからね。
そして、なによりも一人で運営をすることはまず無理です。
周りの力を借りて、頼るところは頼って、ゴール（当日）を目指しましょう！
イベントの運営ってなかなかできる経験ではないですよね。
せっかくなら楽しんでやりましょう！
楽しいことばかりではないけど、せっかくの経験を次に活かしましょう！
頑張ってくださいね！
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